Паперовий чек існує вже багато років як модернізований платіжний шлюз B2B. Наступний застарілий формат уже є в поштовій скриньці кредиторської заборгованості. Це PDF.
Рахунок-фактура у форматі PDF перевершує виклик формату даних, оскільки формат B2B змінюється на групи AP, які раніше були паперовими чеками. Це те, що зрозуміло з операцій, але абсолютно несумісне з автоматизацією та модернізацією платежів 21 століття.
PDF-рахунки-фактури вже майже 20 років є синонімом оцифрування. Вони відмовилися від конвертів, поштових зборів і картотечних шаф, а також дозволили постачальникам надсилати електронною поштою те, що виглядало як рахунок-фактура. Але вони оцифрували механізм доставки, не оцифрувавши оригінальну транзакцію.
Оскільки фінансові команди прагнуть до безперервної AP, звірки в реальному часі та платіжних рішень на основі штучного інтелекту, ця відмінність стає дорогою для фінансових директорів.
Читання також: Підвищення ставки ФРС робить готівку компаній занадто дорогою, щоб її ігнорувати
Цифровий аркуш PDFале це не оцифрувало рахунок-фактуру
PDF-файли призначені для зберігання інформації в людському оці. Сучасна інфраструктура AP повинна знати, що ця інформація означає для машини. Тепер очікується, що рахунки-фактури функціонуватимуть як машиночитані фінансові дані. Звичайний PDF зазвичай не може зробити це без іншого рівня технології для інтерпретації, вилучення та реконструкції.
На той час, коли ви читаєте це, тисячі рахунків у форматі PDF були введені в нібито автоматизовану фінансову операцію. Але те, що відбувається далі, явно не автоматично. Програмне забезпечення все ще має ідентифікувати постачальника, отримати номер рахунку-фактури, розпізнати позиції, знайти посилання на замовлення, інтерпретувати податкову інформацію та визначити умови оплати, перш ніж розпочнеться будь-яка подальша автоматизація. Оптичне розпізнавання символів прискорило цей процес. Машинне навчання зробило його точнішим. Generative AI обіцяє зробити його розумнішим.
Однак за цим прогресом стоїть нестерпне питання. Навіщо використовувати складні технології для відновлення даних, які могли бути отримані як дані?
Дивіться також: Гроші 24/7 означають, що казначейство має визначити свої плани на вихідні
Оскільки рахунок-фактура стає даними, платежі також змінюються
Ми хочемо бути вашим улюбленим джерелом новин.
Будь ласка, додайте нас до свого списку бажаних джерел, щоб наші новини, інформація та інтерв’ю з’являлися у вашій стрічці. спасибі!
Коли елементи рахунка-фактури імпортуються як машинозчитувані дані, сам рахунок-фактура може надходити безпосередньо до оркестровки платежів, а зіставлення відбувається як частина транзакції, а не після неї. Це зовсім інша модель автоматизації, ніж програмне забезпечення для навчання швидкому читанню PDF-файлів.
Усе це не означає, що PDF відходить від бізнесу B2B. Паперові тести показали, наскільки добре звичні фінансові формати можуть пережити появу технічно кращих альтернатив. Інерція постачальників, витрати на інтеграцію, фрагментація ERP і величезні проблеми з координацією, властиві мережам B2B, роками стримували PDF.
Але ШІ вже змінює значення автоматизації. Замість створення складніших систем для вилучення даних із рахунків-фактур і введення їх у робочий процес платежів, підприємства можуть зробити сам рахунок-фактуру частиною робочого процесу.
Однак у звіті PYMNTS Intelligence Report «Технології на технологіях: як технологічний сектор стимулює впровадження агентського штучного інтелекту» виявлено збільшення розриву в готовності агентств між технологічними компаніями та компаніями товарів і послуг: 75% технологічних компаній повідомили, що вони добре знайомі з агентським штучним інтелектом, у порівнянні з 33% компаній, що надають товарні послуги.
Читайте також: Негайні виплати відкривають оборотний капітал і дозволяють казначейству платити пізніше
Іноді компанії не мають особливого вибору. Наприклад, система електронного виставлення рахунків у Франції, запущена 1 вересня, вимагає від компаній можливості отримувати електронні рахунки-фактури, причому зобов’язання щодо виставлення рахунків поступово вводяться відповідно до розміру компанії. У Німеччині відбувається аналогічний перехід. Відповідно до його правил звичайний PDF-файл не вважається електронним рахунком-фактурою, оскільки основна інформація не надається в необхідному структурованому електронному форматі.
Протягом багатьох років компанії могли говорити, що вони «оцифрували» виставлення рахунків, оскільки рахунки надходили електронною поштою, а не електронною поштою. Європейські політики тепер визначають оцифрування відповідно до того, чи може програмне забезпечення автоматично обробляти базову інформацію.
Паперовий чек став застарілою технологією, коли решта платіжної інфраструктури почала вимагати швидшого, багатшого та більш програмованого.
Рахунок у форматі PDF тепер доступний одночасно.
Щоб отримати все покриття PYMNTS B2B, підпишіться на Daily Інформаційний бюлетень B2B.
