Раніше я розглядав свою папку вхідних повідомлень Gmail як другий список справ. Це працювало, поки моя папка “Вхідні” не стала захаращена, а важливі повідомлення зникли під усім.
Нарешті я запустив нову систему вкладок. Тепер, коли електронний лист вимагає дії, я перетворюю його на завдання або додаю до свого календаря.
Найприємніше те, що я не копіюю постійно інформацію між програмами чи відкриваю окремі списки завдань, щоб запам’ятати, про що був електронний лист.
Я можу зберегти завдання з Gmail, додати його до свого розкладу, а потім замовити Завдання або Календар нагадувати мені, коли настав час його виконати.
Це перетворило три програми Google, якими я вже користувався, на дивовижну систему керування завданнями.
Я перестав залишати важливі листи непрочитаними
Перестаньте розглядати електронні листи як нагадування
У мене була погана звичка позначати електронні листи як непрочитані, коли я не хотів мати справу з ними відразу. Це був простий спосіб сказати собі, що я повернуся до цього пізніше.
Проблема полягала в тому, що електронний лист став нагадуванням, яке я не міг вимкнути. Я бачу це у своїй папці “Вхідні”, згадую, що у мене ще є над чим попрацювати, і подумки знову відкладаю його.
Тепер, якщо в електронному листі мене просять щось зробити, я перетворюю це на завдання. Я можу додати електронний лист до Google Tasks, а отримане завдання залишиться на бічній панелі Gmail.
У Gmail в Інтернеті я відкриваю повідомлення, натискаю кнопку значок меню з трьома крапкамиі виберіть Додати до завдань.
Подібні дії застосовуються до мобільного додатку.
Я використовую бічну панель Gmail, щоб стежити за своїми завданнями. натисніть на Значок завдання відкриває Завдання Google праворуч поруч із Gmail, і я можу перевіряти їх, не виходячи з папки “Вхідні”.
Я також можу перетягнути електронний лист із папки “Вхідні” на панель завдань. Gmail працює, використовуючи тему електронного листа та зберігаючи посилання на оригінальне повідомлення.
Я перетворив електронні листи на події календаря
Деякі листи заслуговують на місце в моєму розкладі
З деякими електронними листами легко працювати пізніше, оскільки вони не мають кінцевого терміну. Інші мене дратують, тому що я знаю, що колись повинен щось з ними зробити. Це електронні листи, які я перетворюю на події календаря.
В Інтернеті натисніть Я відкриваю повідомлення більше (значок меню з трьома крапками) і натисніть Створіть подію. Gmail створює нову подію Календаря, використовуючи тему та текст електронного листа.
Він також додає людей з електронної пошти як запрошених. Однак я часто видаляю їх, оскільки зазвичай створюю ці події як особисті нагадування, а не надсилаю ще одне запрошення всім у ланцюжку.
Коли я зберіг подію, мені не потрібно повертатися до електронної пошти, щоб згадати, що мені потрібно зробити. Електронний лист залишається в Gmail, але фіксація зараз у моєму розкладі.
Я часто використовую інший аспект цього робочого процесу в Інтернеті. У Gmail є один Піктограма календаря на правій панелі. Якщо натиснути на нього, на бічній панелі відкриється календар, не відриваючи мене від папки “Вхідні”, тож я можу бачити свої майбутні події під час читання електронного листа.
Я також можу відкрити інцидент із цієї панелі, щоб переглянути або відредагувати його деталі.
Я використовую Завдання для свого списку справ і календар для своїх зобов’язань
Правильна робота потрапляє в потрібне місце
Коли я отримую електронний лист із запитом на документ, мені потрібно зателефонувати чи зробити покупку, я додаю це завдання до свого списку справ. Я можу встановити кінцевий термін або час для роботи над ним, і я позначаю це як завершене, коли закінчу.
Google Tasks також підтримує підзавдання та повторювані завдання, що робить його кращим для того, що потрібно зробити.
Календар Google – це мій улюблений додаток для зустрічей, зустрічей, бронювання обідів і авіарейсів. Якщо я хочу заблокувати годину для роботи над звітом, я додаю його як подію в календарі.
Є певне перекриття. Завдання може мати дату й час і відображатися в моєму календарі, тож я можу встановити час для того, що мені потрібно зробити, не перетворюючи це на подію.
Правило, яке я використовую, таке: якщо мені потрібно це перевірити, це йде в Завдання; якщо мені потрібно спланувати свій день відповідно до цього, це буде в моєму календарі.
Завдяки цьому мій календар не перетворюється на величезний список справ, а також гарантує, що важливі речі не загубляться у папці «Вхідні».
Моя папка “Вхідні” більше не є моїм списком справ
Найкраща частина цієї системи полягає в тому, що я знаю, що мені більше не потрібно відстежувати в голові кожен незавершений електронний лист, термін виконання та подальші дії.
Тепер електронний лист стає завданням за кілька кліків, і якщо йому потрібно місце в моєму розкладі, я додаю дату й час, щоб воно відображалося в календарі.
Завдання також відображаються в Календарі, тобто я можу бачити заплановані завдання разом із іншими своїми зобов’язаннями.
