У мене більшість переробки займає лише кілька хвилин. Наприклад, скласти протокол засідання і перетворити його на завдання не є головним завданням. Він не очищає папку «Завантаження» і не вимикає світло, вентилятори або телевізор перед сном. У будь-який момент часу набір досить малий, щоб ледве зареєструватися.
Коли ці завдання повторюються після кожної зустрічі, кожного завантаження, а також на початку або в кінці кожного дня, час сильно відрізняється. Серія невеликих завдань, поєднаних разом, може зайняти напрочуд багато часу, навіть якщо кожне з них здається нешкідливим саме по собі. Я почав додавати невеликі засоби автоматизації, щоб позбавити їх своєї рутини. Деякі економлять кілька хвилин, а інші лише кілька секунд, але з часом вони повернули мені майже повний робочий день.
Перетворення зустрічей на завдання
Тому що елементи дії не повинні вмирати в стенограмі
Написати протокол зустрічі – це лише половина справи. Після дзвінка мені потрібно знайти кожну дію, призначити її відповідній особі, додати кінцевий термін і скопіювати в будь-який диспетчер завдань, який я використовую. Це не займе багато часу, щоб зробити це після однієї зустрічі, але кілька зустрічей можуть залишити позаду достатню кількість адміністративної роботи.
Я використовую Notion AI Meeting Notes для запису та розшифровки своїх зустрічей. Після завершення зустрічі створюється підсумок і визначаються дії, які потрібно обговорити під час розмови. Оскільки я вже керую своєю роботою в Notion, я можу використовувати автоматизацію, щоб перетворити ці дії на записи в своїй базі даних. Кожне завдання може містити назву наради, власника, кінцевий термін і посилання на вихідні нотатки.
Ви можете створити подібний робочий процес з Otter або Fireflies, якщо ви не використовуєте Notion для запису. Витягнуті завдання можуть залишатися в інструменті зустрічей або переміщуватися в Notion, Google Tasks або підтримуваний диспетчер завдань.
Самостійно впорядкуйте папку «Завантаження».
Нехай файли визначають, де вони належать
Папка «Завантаження» — це найбільший безлад на моєму комп’ютері. Тут є все, що я завантажую, включаючи PDF-файли, зображення, програми встановлення, документи, ZIP-файли та випадкові вкладення з назвами, які для мене нічого не значать.
Автоматизація цього вимагає узгодженого іменування файлів і структури папок, що має сенс. Наприклад, назва 2026-09-20_client_invoice.pdf повідомляє мені, що містить файл і коли я його завантажив. Мої папки можуть сортувати робочі файли за клієнтом або проектом і додавати квитанції, інсталятори, зображення та особисті документи до своїх власних місць.
Для цього завдання можна використовувати інструмент автоматизації папок, наприклад Sortly, або невеликий сценарій. Він може перейменовувати файли, використовуючи дату, джерело, тип файлу або наявні метадані, а потім переміщувати їх у відповідну папку.
Встановіть нагадування про продовження та закінчення терміну дії
Мені не доведеться платити за пропущені дати в майбутньому
Дати поновлення та закінчення терміну дії є ідеальними кандидатами для автоматизації, оскільки вони передбачувані. Такі речі, як підписки, безкоштовні пробні версії, гарантії та домени, мають дату, яку можна записати після отримання. Однак пам’ятати про цю дату можна через кілька місяців, коли все зазвичай розвалюється.
Я зберігаю ці дати в базі даних Notion. Кожен запис містить назву послуги чи документа, дату його поновлення або закінчення терміну дії, суму, яку я стягую, і посилання на відповідний веб-сайт. Я використовую автоматизацію, щоб потім створювати нагадування через задані проміжки часу, наприклад за 30 днів і за сім днів до дати. Щось на кшталт безкоштовної пробної версії потребує коротшого повідомлення, тоді як для паспорта чи водійського посвідчення потрібно довше.
Той самий робочий процес можна розпочати з електронної пошти. Наприклад, ви можете створити автоматизацію, яка автоматично створює нагадування для електронних листів, які містять такі терміни, як «дата поновлення», «закінчується» або «безкоштовна пробна версія».
Розширення тексту для усунення повторюваного введення
Кілька натискань клавіш можуть передрукувати все
Я пишу одні й ті самі фрагменти тексту частіше, ніж помічаю. Моя адреса електронної пошти є очевидним прикладом, але це також стосується мого номера телефону, адреси, веб-сайту, посилання на календар та інших деталей, які я регулярно включаю у форми чи повідомлення.
Розгортання тексту дозволяє мені призначити короткий тригер для кожного фрагмента тексту. Наприклад, введення ;email може ввести мою повну адресу електронної пошти, тоді як ;address може розгорнутися до моєї повної електронної адреси. Я використовую префікс, наприклад крапку з комою, щоб запобігти розгортанню звичайних слів.
Те саме налаштування працює і для довшого тексту. Я можу створювати фрагменти для повторюваних відповідей електронною поштою, представлень, деталей зустрічі, інструкцій, приміток до рахунків-фактур або будь-яких інших параграфів, які я регулярно використовую. Заміна тексту вже доступна в налаштуваннях клавіатури багатьох телефонів і комп’ютерів, а для синхронізації більш широкого набору уривків на пристроях можна використовувати спеціальні програми.
Список з’являється саме тоді, коли мені це потрібно
Нагадування про покупки набагато корисніше, коли вони з’являються біля магазину, а не випадково. Якщо я згадаю, що мені потрібен акумулятор, поки я на роботі, нагадування о 18:00 не допоможе, тому що мене може не бути поблизу магазину. Мабуть, я вимкну його і знову забуду батарейки.
Я веду окремі списки для таких місць, як супермаркет, аптека та господарський магазин. Кожне оголошення пов’язане з відповідним місцем, тому мій телефон відображатиме його, коли я в’їду в околиці. Все, що я додаю протягом тижня, залишається там, доки я не буду в місці, де я можу це купити.
На своєму iPhone я використовую для цього вбудовану програму. Я зберігаю нагадування під назвою «Перевірте цей список» у кожному списку покупок, клацніть на місці, знайдіть відповідний магазин, виберіть прибуття та встановіть периметр на карті. Нагадування відображатимуть сповіщення, коли я ввійду в цю область, і, відкривши його, я перейду безпосередньо до списку.
Використання смартфонів для керування часом сну та ранковими розпорядками
Навіть тупі інструменти можуть слідувати розкладу
У мене є кілька приладів, які потрібно вимикати перед сном і знову вмикати вранці. Це включає мої лампи, вентилятори, телевізор і звукову систему. Це не займе багато часу, але важко щовечора вимикати все, особливо коли я вже лягаю в ліжко і пам’ятаю, що залишив щось працювати.
Розумний кабель може автоматизувати це, навіть якщо сам пристрій не розумний. Я підключаю відповідні пристрої до відповідних розумних шнурів, групую їх у додатку-супутнику та створюю розклад для всієї групи. У моєму випадку все вимикається близько опівночі та знову включається о 7 ранку. Якщо мені потрібно скасувати розклад, дротами можна керувати вручну з програми.
Це особливо добре працює з приладами, які повертаються до попереднього стану після відновлення живлення. Роз’єм також повинен підтримувати подачу живлення всього, що до нього підключено. Я зберігаю в цьому режимі без нагляду обігрівачі, кухонне обладнання та інші прилади, які не повинні працювати.
Автоматизуйте те, що ви повторюєте
Тепер я шукаю автоматизації, коли виявляю, що повторюю ті самі кроки. Якщо завдання має чіткий тригер і завжди так закінчується, зазвичай варто витратити кілька хвилин на налаштування правила.
Економія часу завдяки автоматизації – це легко. Однак переваги стають очевидними після того, як деякі з них працюють тижнями чи місяцями, тихенько видаляючи ту саму роботу адміністратора щоразу, коли вона повертається. Я б краще витратив півдня на його встановлення, ніж витрачав кілька хвилин на те саме щодня.
